ビジネスで失敗しない E-メールの常識と非常識

現代のビジネスでは、電子メールは必要不可欠なツールとなっています。
電子メールを使いこなすことによって、仕事の効率が上がったり、1本のメールで○千万円の商談がまとままることだってあります。

ところが、せっかく送ったメールが読まれないとか、メールの内容が誤解されてしまったとか、失敗メールを繰り返している人もいます。
『ビジネス文書の書き方』などのマニュアル本は、昔からたくさんあり、一冊は必ずデスクの中や、ブックスタンドにあると思います。
では、ビジネスメールの書き方についてはどうですか?

メールの文章と手紙文章の違い

紙に書かれた(印刷された)文書と電子メールの違いは、文字間・行間などレイアウトが異なるため、読みやすいメール・読みにくいメールがあります。
手紙だとしっかりした文章が書けるのに、電子メールになるとまるでダメな人ってけっこういるものです。

原因は、読み手のことを考えたメールの書き方が理解できていないからだと思います。
電子メールの歴史はまだ浅く、手紙のように何百年もの間に自然と形づくられたフォーマットが無いからかもしれません。

『私は1日100通以上の携帯メールを書いてます』という人でも、個人のメールとビジネスメールとではメールの目的が違いますので、勘違いをしたメールを送っている人がいるものです。

電話のかけ方・受け方やビジネス文書の書き方と同じように、電子メールの書き方もマスターしておきましょう。

メールで起こるトラブル

メールが届かずにトラブルになることがあります。
大事な用件をメールで伝えた。相手には届いていると思っていたが、相手は知らずにいて、あとになって大変な問題となってしまった。

信頼関係が無くなってしまったりすることもあるメールです。
原因のひとつが、メールの消失です。
そうです、メールが消えてしまうことが、1%前後あります。
送ったメールの1.02%が消える!

送ったはずなのに、届いていない。
言ったはずなのに、聞いていないと言われた。
『言った、言わない』によって起こるトラブルは意外と多いものです。
その為、打ち合わせ記録であるとか、大事なことは文書にしてFAXで送るとか、ビジネスシーンでは出来るだけ『言った、言わない』が無いように工夫していますが、メールが消えてしまう現象が多くなってくると、メールのトラブルを防ぐ対策を考えておかねばなりません。

以前、こんな会社がありました。
メールの携帯端末「モペラ」を使っていたのですが、社内連絡はすべてメールで行われます。
受信した人は必ず『確認しました』と返信することがルールになっていました。
社員すべてがこのルールを守るので、メール端末は、通常の連絡メール以外に『確認しました』メールでいっぱいになってしまいます。
忙しい時などは、メールの内容を確認せずに『確認しました』を返信することもあります。
一日の業務時間のうち、メール端末を見ている
時間がすごく多く感じました。
メールは便利なビジネスツールですが、使い方によってはこれほど不便なものも無いのかも知れません。

大事な用件をメールで送る時には
『開封確認』を使うか、電話でフォローすることを心掛けた方がいいのではないでしょうか。
受信した場合には、大事な用件に関しては、『受け取りました』の返信が、相手にとってはあり難いことだと思います。

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